Více jak dekádu je tu s námi nyní již velmi oblíbená metoda osobní produktivity Getting Things Done Davida Allena. Přes svou celosvětovou popularitu metody však má Západ stále nad námi náskok v jejím rozšíření mezi běžnými lidmi, který však postupně doháníme. GTD konference odehrávající se v pražských Dejvicích a jejích více než 200 účastníků tomu byla pěknou ukázkou.

Pořadatelská agentura IconMedia vsadila na kartu GTD, což se jí vyplatilo, a odvedla perfektní práci jak z pohledu programu, tak i organizace. Konferencí nás provázel zkušený moderátor Rostislav Kocman, který nejenže zajišťoval plynulé přechody mezi jednotlivými přednáškami, ale zároveň i zručně moderoval diskuze, kterými byla konference až nebývale prošpikována.

Pojďme se nyní blíže podívat na přednášky, které mě zaujaly, pokusím se doplnit i odkazy na užitečné zdroje.

Co je to GTD – představení metody (Petr Mára + Lukáš Gregor)

Potěšujícím faktem bylo, že většina publika již s GTD zkušenosti měla, nicméně našli se i tací, pro které to byla premiéra. Proto úvodní spíše diskuze Petra Máry a Lukáše Gregora na téma základů a přínosů GTD byla příjemným zahřívacím kolečkem.

Po úvodním představení pánů, jak se kdo ke GTD dostal, jaké s ním má zkušenosti a jak jej praktikuje, se již začaly řešit obecnější témata na úvod.

Především jsme se dozvěděli, jak vůbec s GTD začít. Pánové se shodli na tom, že začít s celým GTD ze dne na den je holý nesmysl. Metoda je natolik komplexní, že by zbytečně rychlý začátek člověka spíše odradil, proto je dobré začíná krůček po krůčku a postupně si tvořit důležité návyky a stavět z nich funkční systém.

Prvním asi nejdůležitějším návykem je zavedení inboxu. Tzn. místa, ať už fyzického nebo virtuálního, kam bude člověk průběžně dávat veškeré nápady, úkoly a povinnosti, které se ho týkají a potřebuje je řešit. Není problémem mít inboxů i vícero, což již velmi záleží na charakteru práce a života každého člověka. Já mám např. inboxy čtyři – inbox ve svému online Todoist úkolovníku, jednoduché poznámky v mobilu, když jsem mimo počítač, složku na papíry ve své pracovní tašce, pokud jsem mimo domov, a domácí pořadač na papírové a fyzické věci jako dopisy, účtenky apod.

Lukáš Gregor, jako správný Moravák, radil udělat si příjemnou neděli, otevřít si víno a na papír vysypat z hlavy veškeré úkoly, které se mě týkají a potřebuji se jim věnovat. Velmi užitečný je v tomto směru Implementation Guide od tvůrce GTD Davida Allena, podle něhož může člověk snadno krok po kroku začít s praktikováním GTD.

Zároveň jsme dostali i upozornění na problémy, které z využívání GTD vyplývají. Jednak se dle Rostislava Kocmana GTD nesmí stát fetišem, čili samotná administrativa GTD procesu nesmí překročit únosnou míru. GTD tu není proto, aby nás zaměstnávalo, ale aby nám v zaměstnání pomáhalo.

Dalším velmi častým problémem, se kterým se také potýkám, je lenivění krátkodobé paměti, jejíž nespolehlivost GTD proces řeší natolik dobře, že jí člověk potřebuje opravdu jen minimálně, což má za následek situace, kdy má člověk pocit, že by si měl raději napsat seznam, co si chce vzít z ledničky, aby na to, než tam dorazí, nezapomněl.

Zajímavým tématem byla i genderová otázka. Dle průzkumů jsou uživatelé GTD z 86 % muži a ze 14 % ženy, což si pánové vysvětlují tak, že muži si rádi hrají s procesy, nástroji a potřebují systém, zatímco ženy to dělají intuitivně.

Online a offline nástroje GTD (Josef Jasanský + Ondřej Nekola)

Podobným formátem diskuze se nesla i další přednáška věnující se nástrojům v GTD procesu.

Josef Jasanský, coby zástupce Apple světa, nedá dopustit na vlajkovou loď GTD v Apple prostředí, a tedy na nástroj OmniFocus, který je z důvodů své robustnosti vhodný spíše pro pokročilé uživatele GTD, kterým však nabízí velkou flexibilitu a možnost nastavit si GTD proces přesně na míru, což má za následek vysokou efektivitu práce.

Nižší penetraci GTD nástrojů ve Windows světě si Josef vysvětluje jako nižší ochotu Windows uživatelů platit za software a zároveň i existencí Outlooku, který lidé, hojně a v korporacích zpravidla z povinnosti, využívají. Pro Windows uživatele však je k dispozici velmi šikovný seriál o využití GTD pomocí Outlooku.

Uživatelům ne-Apple platforem Ondřej Nekola poradil využít projekt Alternative.to, pomocí něhož mohou snadno a rychle nalézt alternativu vybraného softwaru na jiné platformě. Ondřej zároveň i varoval před využitím Evernote pro potřeby GTD, nepřijde mu to dostatečně přirozené. Na druhou stranu nástroje jako Wunderlist, Things nebo již zmíněný OmniFocus by pánové doporučili.

Velkou otázkou ještě je, zda řešit GTD elektronicky nebo na papír. V tomto směru se pánové shodují, že jde o velmi individuální záležitost, každý člověk se musí rozhodnout, co mu více vyhovuje. Nicméně jako jednoduchou formulku, jak se rozhodnout, poradili pánové, že když člověku vyhovuje práce v Gmailu, organizování složek apod., pak je velká pravděpodobnost, že bude mít raději GTD elektronicky.

Panelová diskuze (Mára, Gregor, Jasanský, Nekola)

Závěr prvního bloku konference zakončila společná diskuze všech předešlých řečníků. Zajímavé závěry můžeme shrnout následovně.

Nemůžete-li se rozhodnout, který GTD nástroj vybrat, může vám pomoci srovnání více než 150 GTD nástrojů.

Cross-platformní řešení např. pro vlastníky Mac a zároveň Android zařízení mohou být nástroje Remember the Milk či Doit.im.

Petr Mára popisoval svou cestu k OmniFocusu. Nejprve ho zavrhl, po čase se k němu vrátil, ale zabralo mu dva intenzivní týdny ho pořádně pochopit a nastavit si ho dle svých potřeb, k čemuž mu výrazně pomohla knížka Creating Flow with OmniFocus.

Využití GTD v týmu je velký oříšek. Obecné principy jako dimenze pomáhají, ale konkrétnější věci jako např. kontexty jsou již problémem. Petr Mára má však velmi pozitivní zkušenost z firmy, kde GTD používali z přesvědčení, ne z donucení, všichni, cítil se tam prý jako v zenovém království. :)

Perspektivy a role v GTD (Jiří Knesl)

Po první přestávce si pro nás Jirka Knesl přichystal sice krátkou, ale za to pěkně zacílenou přednášku. Jirka mluvil o rolích, které zaujímáme (např. programátor, otec, potápeč apod.), resp. o rolích, které bychom zaujímat chtěli.

Nejsme schopni zvládat vše, a proto bychom měli dle Paretova pravidla 80/20, o kterém vyšla např. zajímavá knížka od Richarda Kocha, eliminovat své činnosti a zaměřovat se pouze na to, co dává přidanou hodnotu ve směru našich cílů, kýžených rolí.

Jirka radil si na papír sepsat veškeré své role, ve kterých aktuálně jsme a ve kterých bychom být chtěli, a ke každé si poznačit, jak moc se jí aktuálně věnujeme, resp. jak moc bychom se jí věnovat chtěli. Na základě toho pak snadno vidíme, kde máme problém, a tam kde je největší propast bychom měli věnovat většinu své energie. Tento postup můžeme v iteracích postupně aplikovat a dosahovat tak svých cílů. Výrazný postup se dle Jirky neděje na denní bázi, ale pouze v delších časových úsecích.

Život jako disciplína (Jaroslav Homolka + Petr Mára)

Kouč Jaroslav Homolka si ke své přednášce přizval na pomoc Petra Máru a společně odlehčenou formou v motivačním duchu diskutovali na téma disciplíny a sebeorganizace, což je podle Jaroslava klíčovou schopností úspěšných lidí.

Jaroslav z kraje pozvedl publiku náladu svým kvartetem lenocha, kterým by se člověk měl řídit, než se vůbec rozhodne, že bude nějakou činnost dělat:

1. Proč bych to měl dělat, má to vůbec smysl?
2. Když to má smysl, tak proč právě já?
3. Když už já, tak proč právě teď?
4. Proč právě takhle?

Společně s Petrem Jaroslav diskutoval různá témata, jejichž závěry je možné shrnout následovně:

• vybrat si pár věcí (3 – 5 rolí), těm se věnovat naplno a zbytek nechat plavat
• budovat efektivní síť vztahů, společně toho lidé dosáhnou mnohem více, být sám je velmi těžké
• lidé si často pletou management a leadership, nicméně většina lidí ještě stále potřebuje být řízena
• introverti by v sobě měli budovat extrovertní složku, a naopak
• velká rozhodnutí neuspěchat, ale dělat je s jasným záměrem
• držet směr a soustředit se na měřitelné výsledky jako zdroj poznání
• GTD je úžasný nástroj sebevzdělávání, dává neustálý feedback, co vedlo k cíli a co ne
• soustředit se na aktuální moment, popř. budoucnost, minulost již nezměníme
• vytrvat do vítězného konce, věci zpravidla nevyjdou hned, je potřeba je alespoň 3x zkusit

Work life balance (Pavel Trojánek + Ondřej Kubera)

Pavel Trojánek s Ondřejem Kuberou jsou zjevně zkušení v přípravě interaktivních workshopů, přednášku jsme totiž začali velmi netradičně – míčkovou válkou :)

Dostali jsme zpočátku tři otázky:

1. Trávím v práci více času, než bych chtěl?
2. Chtěl bych trávit více času se svými přáteli?
3. Mám dostatek času na své zájmy?

Kdo měl alespoň s jednou z otázek problém, měl hodit míček na Pavla. Zbytek lidí na Ondřeje. Ano, tušíte správně, zhruba 90 % zásahů schytal chudák Pavel :)

Výsledky evropského průzkumu na tyto dotazy vyšly následovně:

• 27 % lidí tráví moc času v práci
• 36 % lidí by chtělo trávit více času s přáteli
• 51 % lidí by chtělo více času na své zájmy
• méně než 10 % necítí žádný konflikt mezi prací a osobním životem

A jak z tohoto problému ven? Eliminace je samozřejmě třeba, ale i ta má své limity. Pánové proto přicházejí s konceptem integrace.

Stěžuje si váš přítel / vaše přítelkyně, že trávíte čas v posilovně místo s ní? Naučte jí chodit do posilovny s vámi a zabili jste dvě mouchy jednou ranou ;)

V podobném duchu jsme si prakticky vyzkoušeli zintegrovat více našich rolí dohromady, tak aby to dávalo smysl a lépe jsme tak využili svého času.

GTD v praxi vedení firem (Tomáš Baránek + Jan Straka)

Závěr konference se nesl opět v duchu diskuze, tentokrát na téma zkušeností se zaváděním principů GTD do fungování firmy. Diskutujícími byli Tomáš Baránek, majitel vydavatelství Jan Melvil Publishing, které mj. přeložilo původní knížku Davida Allena do české podoby Mít Vše Hotovo, čemuž se se věnuje i jejich stejnojmenný informační portál. Druhým diskutujícím byl Jan Straka, podnikatel v oblasti reklamní a grafické tvorby a tisku.

Jan zaváděl GTD ve dvou týmech. V jednom úspěšně, ve druhém však odešel s nepořízenou. Úspěch dle Jana závisel primárně na tom, že si do prvního týmu lidi vybral sám, vybíral si tedy lidi, kteří mu osobně sednou, jsou s ním na vlně a díky tomu neměl problém s komunikací a zaváděním principů GTD.

Na denní bázi používají Toodledo pro seznam projektů, kontextů a úkolů (co zaměstnanec, to kontext), Dropbox pro sdílení souborů a Evernote pro zbytek GTD. Zajímavostí je jejich sdílený seznam “waiting for”, který má praktický následek takový, že na něm nikdo nechce být, tudíž každý na tomto seznamu příslušnou práci co nejdříve udělá, aby na něj kolega nemusel dlouho čekat.

Tomášovi se zase osvědčilo zavedení GTD principů pomocí pozitivních a negativních příkladů. Když např. jeho kolegové, dle jeho slov “chaotici”, na vlastní oči viděli, jak rychle ve svých papírových složkách našel potřebné materiály, hned chtěli mít to samé. Na druhou stranu, když na obálku jedné z knih zapomněli přidat čárové kódy, které museli následně dolepovat ručně, všichni rádi uvítali zavedení šablon s checklisty.

Tomáš má také dobré zkušenosti s metodou Kaizen, Japonci navrženou po Druhé světové válce, která slouží pro zavádění velkých změn pomalou, postupnou cestou, cyklicky krůček po krůčku.

Oběma pánům se osvědčilo zavádět GTD ne procesně, ale přes firemní hodnoty. Zároveň si velmi chválí cestu jednoduchosti, čili ořezat GTD systém na úplné minimum, aby nebyl problém s odlišnou mentalitou lidí v týmu.

Shrnutí

První ročník GTD konference se rozhodně povedl a já už se těším na další :) Pro mě osobně bylo nejhodnotnější si uvědomit své role, zhodnotit, kde jsem teď a kde bych chtěl být, a zároveň si rozmyslet, jak jednotlivé role eliminovat, resp. integrovat, abych byl schopen ten hrozen svých činností lépe a více v pohodě zvládat.

Byli jste na GTD konferenci i vy? Jaký jste z ní měli dojem? Co se vám líbilo a co byste jak zlepšili?