GTD i u vás

Měl jsem to štěstí poznat pár firem, kde se používalo GTD ve větším a v týmech si lidi pomáhali. Někde jsem to GTD i sám zavedl. O tom ale dnes psát nechci.
Chci psát o tom, jak jim to pomohlo zredukovat byrokracii a zrychlilo komunikaci. Proč právě tady na Zdrojáku? Techniky samotné jsou sice platné i mimo IT, ale právě v IT firmách jsem byl ze své praxe svědkem toho všeho.

Hoď mi to do inboxu

Jedním z prvních kroků, které člověk dělá, když implementuje GTD, je uvědomění si svých inboxů. To máme: e-mail, informační systém, osobní e-mail, lístečky kolem monitoru, inbox v nástroji na sebeorganizaci, krátkodobá paměť (Slíbil jsi, že to uděláš! Ne neslíbil!), kolikrát i mobilní telefon.

Někdy umí člověk počet inboxů zredukovat (vždy se eliminuje paměť) na nezbytné minimum. V každém případě ale ví, jaké má inboxy. A tak když někomu řekne: „Hoď mi to do e-mailu/systému/na papír na stůl“, tak že na to nezapomene. Uvědomění všech inboxů je první krok, druhý je kontrola všech inboxů. Tedy člověk nekouká jen do e-mailu nebo IS, ale kontroluje všechny zdroje úkolů soustavně, a to je tím kouzlem, proč lidé v GTD vypadají, jako by nikdy nic nezapomněli.

Dej mi vědět, až to bude

No a když už nám tedy něco přistálo v inboxu, ještě není vůbec jasné, že jsme my ti praví, kdo mají danou událost udělat.

Máme 2 varianty:

1. úkol přistál na špatném stole, má ho řešit někdo jiný
2. úkol přistál u nás, my sice danou činnost nemáme dělat, ale záleží nám na výsledku

Pokud platí a), úkol předáme do inboxu někomu jinému. Dál se o věc nemusíme starat.

Pokud nás ale zajímá, jak dopadl výsledek, přidáme dotyčnému do inboxu zprávu, „až bude hotovo, dej mi vědět“ a přidáte si záležitost na seznám Čekám na. Pak máte jistotu, že se na věc nezapomene a že ji máte pod kontrolou.

Jednání, méně, lépe, efektivně

Když už musíte jednat, je dobré držet se několika pravidel.

• výsledkem jednání musí být, jaké jsou další kroky a kdo za ně zodpovídá, jinak se vaše jednání rozpliznou a nebudou mít ideální výsledek
• na jednání jde tak málo lidí, jak je to možné
• nejednat, pokud není o čem

Efektivně na e-mail

GTD minimalizuje počet inboxů. To znamená eliminovat filtry, které vám rozhazují e-maily do různých složek. Místo toho jeden inbox, který je pravidelně celý vyprázdněn a zpracován.

Návod, jak na e-mail:

• 1 inbox – čím méně e-mailů ke kontrole, tím lepší přehled na jeden pohled
• držte počet mailů ve schránce velmi nízký – průběžně objasňujte úlohy a rozhodujte se, jaké kroky podniknete
• nepracujte s e-mailem jako se seznamem úkolů – lidí, kteří používají e-mail jako seznam úkolů, je možná víc, než těch, kdo dělají GTD. Bohužel! E-mail neobsahuje žádnou evidenci toho, jaký chci výsledek, v jaké fázi úkol je a jestli jsem mezitím něco nezadal dalším lidem i jinými komunikačními kanály.

Víc informací

GTD je metoda, která se orientuje především na kroky spojené s řízením pracovního procesu. Cílem metody je vytvořit a udržovat spolehlivý a funkční přehled všech úkolů, které potřebujete udělat, a tyto úkoly přenést z paměti například na papír nebo do elektronické aplikace a mozek nadále používat jen ke kreativitě a dalšímu konstruktivnímu myšlení.
Chcete se o GTD dozvědět víc? Přijďte na GTD konferenci, kde budu přednášet o tom, jak probíhá plánování v GTD a jak se GTD staví k delším časovým horizontům. Konference probíhá v Praze 27.4., tedy už co nevidět. Zaregistrovat se můžete zde.